Привлечение оператора

До начала тендера инвестору или собственнику предлагается список гостиничных операторов, обладающих подходящими характеристиками для управления объектом, включая:

• Наличие бренда заданного формата и ценовой категории;
• Программу лояльности, собственные системы бронирования и проч.;
• Опыт работы с гостиничными объектами заданного формата и ценовой категории (в виде действующих или заявленных к открытию отелей), соответствующий бизнес-репутации в регионе СНГ, а также полноформатную команду (в т. ч. технических специалистов для сопровождения процесса проектирования и строительства гостиничного проекта). Последний фактор часто является принципиальным — с учетом возможности оперативно согласовывать все вопросы на этапе проектирования, строительства и управления (в оптимальном варианте — на русском языке).

Помимо списка операторов на данном этапе с инвестором или собственником согласовывается оптимальный формат соглашения, которое предполагается к подписанию с гостиничной компанией (договор управления, договор франшизы, их комбинация или договор аренды).

До начала маркетинговой кампании по выбору гостиничного оператора составляется пакет документов, цель которого — представить всем участникам тендера одинаковый и максимально полный объем информации, список коммерческих условий к обсуждению, а также согласованный с инвестором график предоставления коммерческих предложений. 

Пакет документов, как правило, включает в себя два документа:

1. Информационный меморандум, где содержится:
   • краткое описание проекта (основные параметры площадей, график реализации);
   • существующие планировки или рендеры проекта (если имеются);
   • информация об инвесторе или девелопере и проектной команде (архитектор, дизайнер по интерьерам, различные специализированные консультанты, строительная компания и проч.);
   • краткий обзор гостиничного рынка для локации, где размещается проект, а также конечный срок предоставления коммерческих предложений операторами.
      
2. Запрос на предоставление коммерческого предложения (Request for Proposal, RFP), в котором содержатся ключевые коммерческие условия будущего договора, на основе которых будут оцениваться предложения операторов.

Полученные от гостиничных операторов коммерческие предложения анализируются на основе ряда критериев, включая:

• коммерческие условия;
• деловую репутацию компании-оператора;
• операционную работу каждого оператора, его ответственность за результаты работы, условия досрочного расторжения договора сторонами;
• наличие у оператора полноценной команды поддержки, готовность и возможность оперативно подключиться к команде инвестора или девелопера, работающей по проекту.

Материалы анализа предоставляются заказчику в формате матрицы (таблицы Excel), а также, в случае необходимости, в формате сравнительного анализа влияния коммерческих условий различных операторов на прогнозируемые доходы отеля (расчеты в формате Excel).

По результатам первичного анализа предложений список компаний-операторов сокращается до двух-трех компаний (short list), с которыми будут проводиться прямые переговоры. Все переговоры с операторами проводятся по согласованию с заказчиком и, оптимально, с участием представителей его проектной команды. 

Второй раунд отбора завершается получением от предварительно отобранных операторов окончательных коммерческих условий. По результатам второго раунда отбора заказчику будет рекомендован оператор, чьи предложенные коммерческие условия, а также опыт и деловая репутация, с точки зрения CMWP, являются оптимальными — для последующего согласования и подписания между оператором и заказчиком письма о намерении (LOI). 

Подписание письма о намерении между инвестором или собственником и оператором приводит в действие т. н. «период эксклюзивности» (как правило, не более 3-6 месяцев), необходимый для согласования и подписания сторонами полного комплекта документов.

После подписания письма о намерении (LOI) и на протяжении всего периода эксклюзивности CMWP совместно с привлекаемыми заказчиком юристами содействует согласованию обеими сторонами оставшихся коммерческих условий и подписанию полного комплекта договоров. Состав подобного пакета документов зависит от типа соглашения, но в типичных случаях включает в себя следующие договоры:

• Соглашение о техническом сопровождении проекта (комплекс услуг оператора на этапе разработки, строительства, отделки и комплектации отеля);
• Договор управления, договор коммерческой концессии или аренды (основное соглашение, определяющее зоны ответственности каждой из сторон, принципы формирования вознаграждения оператора, срок действия договора, условия досрочного расторжения, а также разрешение конфликтных ситуаций между сторонами);
• Договор о предоставлении централизованных услуг (условия предоставления оператором доступа гостиницы к системам бронирования посредством контролируемых оператором каналов сбыта, централизованного маркетинга, а также использование программ лояльности).